Qualche settimana fa, anzi agli inizi del nuovo anno fiscale (qui in Giappone ad aprile), si e' deciso che negli uffici dove lavoro si deve fare un trasferimento del personale da una stanza a una più grande. A tale scopo, ogni settimana ci sono meeting per fissare i dettagli, chiarimenti (SEMPRE TROPPE le domande dei giapponesi), istruire la popolazione salariale.
In modo da poter gestire la situazione nel migliore dei modi, si e’ creato un gruppo esecutivo, ovvero la “task force per il rinnovo locali”, un gruppo di persone tra ricercatori, segretarie, tecnici che si occupano di organizzare il cambio di uffici dall’inizio alla fine. Ovvero gente che, oltre a svolgere le loro mansioni quali, si devono sobbarcare l’incarico di gestire le operazioni per il rinnovo locali.
A mio avviso non ci sarebbe stato bisogno di un riorganizzamento in grande stile, ma a quanto pare per questioni sia economiche, sia politiche, sia amministrative, le aziende spesso e volentieri si dedicano a un riorganizzazione del personale e degli spazi. Non chiedetemi altro perché non saprei che rispondere. Fatto e’ che abbiamo perso intere giornate a buttare via vecchie riviste, appunti, spolverare, sistemare, riorganizzare, eccetera, in vista di questo nostro “trasloco”.
Giorni, anzi settimane prima della data del rinnovo locali, la “task force” ha iniziato a mandare email per darci istruzioni sul da farsi: entro il venerdì (ultimo giorno lavorativo della settimana) dobbiamo inscatolare e etichettare tutto quello che abbiamo alla scrivania, incluse sedia e tavolo, perché il tutto verra’ messo in una stanza che funge da deposito, e solo il lunedì le nostre cose verrano risistemate nella loro nuova sede. Il livello di dettaglio con cui sono fornite le istruzioni e la abominevole (quanto inutile) quantità di precauzioni sono incredibili: nastro marrone per gli scatoloni contenenti la roba della scrivania; nastro verde per fissare i cassetti,lacci per legare i cavi, ore di accesso al "deposito temporaneo", tempi di attesa, code, rallentamenti e tamponamenti previsti, che giorno piove, a che ora prendere la pillola.....insomma, ci siamo capiti.
Ora, fino a qui uno potrebbe dire che non c’e’ nulla di strano. Questo, fino a che non vi rivelo che: il nuovo ufficio e’ nello stesso edificio, nello stesso piano, DI FRONTE a quello dove siamo stat finora… che in effetti a prendere la roba e spostarla nell’altra stanza avremmo fatto prima.
Ma qui e' cosi' che si fa a quanto pare. Si fanno piani di spostamento, si fanno preventivi di spesa, ci si organizza, si chiama una ditta che si occupa di spostare uffici, e a faticare ci pensano loro. La task force e’ quindi li perché si occupa di logistica, tempistica e informazione. Questo perché in Giappone ognuno ha competenze diverse e quindi si chiamano gli specialisti per ogni tipo di lavoro.
Cosi come per questo esempio dello spostamento d’ufficio, per ogni altro evento che si rispetti, in azienda o altrove, c’e’ sempre una task force che viene messa su per quell’evento particolare e poi viene smantellata subito dopo. Pensiamo ad esempio a terremoti, incendi, scandali politici, incidenti…per tutto bisogna rivolgersi alla “task force” dedicata.
Ma dico io, pure per spostarsi dall’altro lato del corridoio? A me e’ parsa più una scusa per distrarsi dal vero lavoro, eh?
***********
Dear friends, I take advantage of an event happened at the workplace to introduce another episode of the Lifestyle saga…today we’ll learn about: Task Force. Let’s begin with the event itself.
Some weeks ago, actually around the beginning of the new fiscal year (here in Japan it is April), it was decided that we are going to move offices, we’ll get a bigger room. For that, in order to handle the situation at best, an executive group was created, a “Task Force for the renewal of the office”, a group o people among researchers, secretaries, technicians who are in charge with organize the move from beginning to end. That is, people who on top of doing their own everyday job, have to also take care of the renewal. I think there was no need to reorganize that much, but it seems that, in Japanese companies, it is common to completely reorganize people and working spaces, because of some administrative or economical or political reasons. I don’t really know much, so don’t ask more.
Anyway, we spent days to trash old papers, notes, clean up, organize our stuff for the “move”. Days, actually weeks before the moving date, the task force had already started to send emails to everyone with instructions: by Friday (the last working day of the week) we had to pack and label everything, including chair and desk, because all will be put in a room used as temporary storage, and the next Monday all our stuff will be put in the new site. The level of detail of these instructions and the humongous (and useless) amount of precautions are incredible: brown tape for boxes, green tape to seal drawers, this rubber to hold wires, access times to the “temporary storage” room, waiting times, queues, pileups, traffic jams, rainy days, what time to take your meds…I mean, I think I explained enough.
Now, until here you may say there’s nothing surprising about the move. This, until I reveal that the new office is in the same building, it is on the same floor, it is IN FRONT of the one we are now…basically it would have been simpler to just take our stuff and move it across the corridor.
But this is not how they do things here. They plan, they calculate the costs, they organize, they hire movers and all. So, a task force is there to take care of the logistic. And this is because in Japan every one has their field of expertise.
Like this example of the office relocation, every other event here in Japan, in a company or elsewhere, there is always a task force that gets created for that specific event and is dismantled after. Think of earthquakes, scandals, fires, accidents…there is a dedicated task force for everything.
But I mean, even to move from one room to the next? I saw it more as an excuse for people not to work…
No comments:
Post a Comment