Thursday, February 6, 2014

DGT Retreat 2014


The day of the dreaded company retreat came this year too. Location was always the same place in the middle of the countryside in Saitama. And like every year, it took two hours to get there by company bus: one hour just to traverse Tokyo (via the highway), and one hour to reach the venue (and we included a 20 min stop at a serviced area on the way). But this year was warm, so warm that it didn't feel winter at all. 

I will never understand why we spend more time organizing, packing, unpacking, cleaning up than retreating…we only stay 2 days! The first day is full on, with activities being dragged till evening, while the second day is only dedicated to check out, have a bite and get back on the bus to go home. Basically, we go away for the sole purpose of spending the night somewhere. It translates into a waste of money, if you ask me. Taxpayers money. So, MY money, too.

But. There were a few changes this year compared to the past editions. 

First; best change of all is that we didn't have to spend one afternoon standing by our posters, where we described our outstanding research achievements. Instead, we had to form teams (we all more or less kept our current teams organization), had to come up with an appealing presentation and compete against the other teams. Now, we all were fussed over as it was not clear to us what we were exactly supposed to do, how and why. We had to, as it was clarified, step out of our comfort zone and present something original, catchy, that would in a short time put the team members' work in the spotlight, and also, if used to beg for fundings, would convince the audience of how essential our work is. Whoa. But I see the organizers' point, especially re the Japanese counterparts, for whom thinking out of the box and public display can be rather challenging and, at times just impossible. And in the end winners got what? Alcohol? Tsk tsk.
It took us three weeks before the retreat to sketch our strategy, and in the end we had to use the two hours slot made available on the day of the contest to gather our ideas and transform the 'ars improvisatoria' into 'ars oratoria'. And, guess who had to take the stage? Yes. Right. Taking the stage thing must be a trait I inherited from my father…only, he would be in his element, while I would just cold sweat. But I guess somehow I must look good up there, or why would they want me. Fortunately I presented together with another female colleague, the strong point in favor of two girls taking the lead (and the blame) being that we were having a retreat in the "women educational center"….boo.

Second; in the evening of the first day we did something new: group leaders would be read a bunch of questions previously asked by the employees via a on-line survey (anonymously, of course) and had to address them. The goal was, I can only guess, to push people to speak out, mentioning their concerns, worries, or simply curiosity. Again, with the Japanese, anonymity is the best motivation. If people don't know it's you, you might as well try. Were the answers given satisfactory? I don't know. Maybe we should ask for feedback. Yes, anonymously…

Third; on the second day, which was usually dedicated to understand what was good and what was bad in the organization and how to improve things, we instead attended a lecture by a guest. And the prominent guest told us how to write scientific papers well. At the end of his talk I took home this message: results don't matter so much, as long as they are discussed in a fine language. It gives me hope.

Fourth; and this is just one side effect of the teams competition (if we went over time we would be penalized, so we finished ahead of schedule), but we had some free time for a change. We had one or two hours only or so, but enough to take a walk in the park around the venue and enjoy some fresh air (like, really, not the fresh air in Tokyo) and some sun. 

Fifth; the team building activity that usually fills up the morning of the second day was somewhat different, too…it was about reaching a consensus within a group that was growing bigger at every iteration (problems faced by everyone in every office in the world). And the bigger the group, the harder to agree on all points. Our goal was to sort by importance a list of items we had with us in order to survive in the desert. I had a small advantage here: coming from a hot and dry country, even without thinking my individual and purely random ranking of the items was very close to that of the undiscussed prominent authority (NASA)…Sicilians have innate ability to survive in extreme circumstances. However, measuring the level of disagreement within one group, my interpretation was that in a real extreme situation before a consensus a carnage is reached faster.

Sixth; what the heck was I doing in the bus headed back directly to RIKEN instead of the one going directly home? What was I thinking?

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Il giorno del tanto temuto ritiro aziendale anche quest'anno e' arrivato. Il posto e' sempre lo stesso in mezzo alla campagna di Saitama. E come ogni anno, ci sono volute due ore in autobus per arrivarci: un'ora solo per attraversare Tokyo (in autostrada) e un'ora per raggiungere la destinazione (e lungo la strada abbiamo anche incluso 20 minuti a un'area di servizio). Ma stavolta faceva caldo, così caldo che non sembrava proprio inverno.

Non capirò' mai perché impieghiamo più tempo a organizzare, preparare, caricare e scaricare la roba dall'autobus, sistemare invece che stare fisicamente sul luogo del ritiro….nei due giorni che usiamo, il primo giorno e' una corsa, le attività si susseguono da mattina a sera tardi, mentre il secondo giorno e' dedicato a liberare le stanze, pranzare e tornare a casa. In pratica, stiamo solo andando a passare la notte da qualche parte. Se posso dirlo, per me si traduce in uno spreco di soldi. Soldi dei cittadini. E quindi anche i miei.

Ma. Ci sono stati alcuni cambiamenti rispetto agli anni passati.

Primo, la cosa migliore e' stata che non abbiamo dovuto passare l'intero pomeriggio a lato dei nostri poster in cui descriviamo i risultati strabilianti del nostro lavoro di ricerca. Invece, abbiamo dovuto formare delle squadre (abbiamo tutti più o meno seguito le divisioni dei gruppi in azienda), trovare un modo interessante di presentare qualcosa e gareggiare contro le altre squadre. Ora, eravamo tutti abbastanza confusi sul cosa esattamente si doveva fare, come e perché. In pratica dovevamo abbandonare l'ambiente sicuro nostro e presentare qualcosa di originale, accattivante, che in breve tempo riuscisse a elogiare i membri della squadra e, nel caso si dovesse fare richiesta di fondi, che fosse convincente. Meeeee. Ma capisco dove gli organizzatori volevano arrivare, in particolare per i giapponesi per cui pensare fuori dagli schemi e esporsi sono cose difficili, e a volte impossibili, da ottenere. E alla fine che si vinceva? Alcol. Uff.
Ci sono volute settimane prima che riuscissimo a abbozzare la strategia, e alla fine abbiamo dovuto usare le due ore che erano state messe a disposizione il giorno della competizione per raccogliere le idee e trasformare l'arte improvvisatoria in arte oratoria. E, ovviamente, chi rappresenta la squadra? Esatto. Stare sul palcoscenico deve essere un tratto che ho ereditato da papa'..solo che lui e' nel suo elemento, mentre io sudo freddo. A ogni modo, mi sa che faccio bella figura, o altrimenti perché mai dovrebbero scegliere me. Per fortuna ho presentato assieme a una collega, e la scusa per fare salire due fanciulle sul podio a perdere il comando (e i fischi) era che il ritiro si svolgeva in un "centro di educazione femminile"…

Secondo, la sera del primo giorno abbiamo cambiato programma: ai capi dei vari gruppi sono state poste delle domande precedentemente fatte dai dipendenti attraverso un sistema (anonimo ovviamente) on-line, e dovevano rispondere. Qui l'obiettivo era quello di stimolare la conversazione, di far presente le preoccupazioni o anche le curiosità. La motivazione migliore per i giapponesi e' infatti l'anonimato. Se la gente non sa chi sei, allora ci provi. Se le risposte date siano state soddisfacenti, dovremmo forse fare un sondaggio. In via anonima…

Terzo, nel secondo giorno che di solito e' dedicato a capire cosa va e cosa non va, cosa cambiare e cosa mantenere, abbiamo invece assistito a una presentazione da un ospite di riguardo, il quale ci ha raccontato come scrivere bene articoli scientifici. Alla fine del suo discorso ho colto un solo messaggio: non importa che risultati hai, basta che li esponi in un linguaggio forbito. Ho qualche speranza allora.

Quarto, e questo e' solo un effetto collaterale della competizione a squadre (chi finiva oltre tempo limite veniva penalizzato così che tutti abbiamo mantenuto gli orari), abbiamo avuto un paio di ore di tempo libero per una volta. E almeno abbiamo potuto respirare un po' d'aria fresca (dico fresca, non come quella che respiriamo a Tokyo) e godere un po' di sole nel parco.

Quinto, anche l'attività di gruppo che solitamente ci tiene occupati nella mattina del secondo giorno era in qualche modo diversa…si trattava di raggiungere un consenso unanime in un gruppo che diventava più grande a ogni iterazione. E più grande si faceva il gruppo, più difficile era accordarsi su tutto. L'obiettivo era di ordinare per importanza una lista di oggetti in nostro possesso per sopravvivere nel deserto. E qui avevo un piccolo vantaggio visto che provengo da una terra calda e assolicchiata, e anche senza pensarci più di tanto, la mia lista ordinata di oggetti si avvicinava molto a quello ufficiale previsto niente meno che dalla NASA…in Sicilia siamo più portati alla sopravvivenza in circostanze estreme. In ogni caso, nel misurare il livello di disaccordo all'interno di un singolo gruppo, la mia interpretazione e' stata che in casi estremi reali piuttosto che un consenso si raggiunge prima una carneficina.

Sesto, ma che cavolo ci facevo nell'autobus che rientrava direttamente in azienda invece di andare direttamente a casa? Ma che cavolo stavo pensando?







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