Monday, October 20, 2008

The O.S.C. Retreat

La cronaca.

Non ancora completamente ripresa dalle fatiche di BioJapan, mi tocca anche una due-giorni in trasferta col mio gruppo. Quest'anno infatti è stata inaugurata una nuova formula di meeting studiata, a dire degli organizzatori, con l'obiettivo di far parlare di più di scienza e ricerca in un posto lontano dall'ambiente di lavoro dove è possibile focalizzarsi meglio sugli obiettivi e sulle strategie. Aprendo una piccola parentesi, è giusto dire che il meeting qui in Giappone è un must di tutte le aziende e andare per qualche giorno via, lontano dalle scrivanie grigie e tristi, pare sia il modo migliore che hanno per rendere gli incontri più proficui. Chiudendo questa breve parentesi, a me il tutto mi sa di evasione e di spreco. Mi sa di evasione perchè tali meeting possono benissimo essere gestiti in azienda (per che cavolo ci sono a fare le sale riunioni allora?) e poi perchè i luoghi destinati ai meeting sono sempre posti abbastanza accattivanti, sulla spiaggia, o con le terme, o lussuosi, insomma posti dove pensi solo a rilassarti. Mi sa di spreco visto che, cito me stessa, "tali meeting possono benissimo essere gestiti in azienda (per che cavolo ci sono a fare le sale riunioni allora?)" in quanto prevedono spese di pernottamenti, pasti, spostamenti.

Lasciando perdere la mia opinione al riguardo, il meeting c'è stato comunque ed è stato un successo vista l'abbondanza di idee che pare siano venute fuori dalle discussioni. Il calendario ha previsto la partenza dall'azienda in tarda mattinata, arrivo dopo 3 ore di autobus in hotel, un hotel immerso nel verde non lontano dall'aeroporto di Tokyo, sul mare e con un numero di campi da tennis che neanche Wimbledon si può permettere. Dopo un magro pranzo ci siamo riposati un'oretta circa facendo gli stupidi in spiaggia e bagnandoci i vestiti fino al ginocchio,approfittando della bellissima giornata di sole. Poi presentazioni e poi poster session, ovvero due ore e mezzo chiusi in una sala a spegare a turno ai colleghi il perchè e il come e il fine delle nostre ricerche descritte piu o meno bene sui poster. E oltre a far finta di essere interessati alle attività dei colleghi, avevamo il duplice obiettivo di considerare il contenuto del poster, il livello di interesse suscitato, il grado di apprezzamento personale e il valore scientifico perchè era prevista anche l'elezione del poster migliore. Il quale poster è stato una vittoria annunciata. La sera, dopo una cena durata interminabili ore a causa del rapporto da parte di tutti i vari gruppi, task force e capi sulle discussioni fatte, a causa dei complimenti per il lavoro svolto, eccetera, è tempo di bere. Ci impossessiamo dell'alcool (PER CUI ABBIAMO ANCHE DOVUTO PAGARE) e ci dividiamo tra le varie stanze destinate al party...in pochissimo tempo molti dei colleghi risultano essere super ubriachi e iniziano delle sconvenienti sceneggiate. Durante la sessione delle bevute durata fino alle 3 della mattina, c'è stato chi ha approfittato per fare un bagno nelle vasche con l'acqua termale, chi ha giocato a Mahjong, chi è andato di stanza in stanza, chi ha bevuto, chi ha provato ad andare a ninna presto. Alcuni di noi giovani abbiamo fatto una passeggiata notturna verso la spiaggia, due coraggiosi hanno addirittura fatto il bagno, poi siamo rientrati per continuare le chiacchiere e le bevute. Alla fine si prova ad andare a dormire, almeno un paio d'ore visto che la sveglia per l'indomani era alle 7. Ma quando in camera c'è il rumore di fondo del frigo, di chi russa, di chi sogna e parla nel sonno e poi se mettiamo in conto che già alle 5 e mezzo inizia a fare giorno...insomma, per me le ore di sonno si sono drasticamente ridotte quasi a zero!!!

L'indomani, mentre tutti si aggiravano come zombie nella hall dell'hotel io bella e fresca come una rosa faccio la mia passeggiata mattutuna in spiaggia.
Colazione leggermente rinvigorente, check out e pronti per una nuova sessione di meeting di gruppo e confronti su cosa e come andrebbe migliorato nell'azienda al fine di aumentare la produttività generale. Tutte cose che qui in Giappone non possono essere tralasciate. Ma il meglio deve ancora arrivare.

Dopo le discussioni di gruppo viene il resoconto di tali riunioni e quindi a turno i raprpesentanti di ogni gruppo si prestano e illuminano i presenti ancora non ripresi dalla nottata di bagordi. Sessione che, non potendo piu resistere, ho deciso di saltare in toto andando fuori a prendere alcune boccate d'aria fresca. Poi momenti di ilarità finalmente per la premiazione dei 3 migliori poster soddisfacenti le condizioni di cui sopra. E dopo di ciò tutti coloro che hanno presentato un poster sono stati chiamati per un minuto di discorso...considerate 55 poster e la limitatezza di molti giapponesi nel mettere assieme due paroline in inglese e vi ritroverete proiettati anche voi in quella sala a desiderare il suicidio assieme a me. E ancora i ringraziamenti: ogni persona che ha contribuito alla realizzazione del progetto viene chiamata, e l'elenco è lungo.
Eh si, tante cose potrebbero essere migliorate se qui imparassero a utilizzare la risorsa tempo in maniera più intelligente. Ma questa è un'altra storia.

Tiriamo un sospiro di sollievo quando ci fermiamo finalmente pranzo, ma gli entusiasmi si calmano subito: ci sono ulteriori resoconti, conclusioni e commenti da parte dei membri di tutte le task force coinvolte, ben 14 tra cui quelle per la parità dei sessi, gli spostamenti, l'accoglenza stranieri....poi il discoro finale del boss, le raccomandazioni, le direzioni future. Finalmente lasciamo l'hotel con in pugno qualche foto di gruppo e una stanchezza addosso senza precedenti.

Il poster vincitore del primo premio.
Questo fatto merita una discussione a parte vista la eccezionalità dello stesso. Pochi di noi rimangono a cenare alla mensa dell'azienda (si salvi chi può: per me è già abbastanza doverci andare a pranzo) e quei pochi sono gli autori del poster pseudo scientifico che vince. Dico pseudo scientifico perchè Morana, Joost, Eivind, Hasegawa-san, Charles e Nicolas in un battito di ciglia si improvvisano studiosi dell'alimentazione e con approccio scientifico concludono che:
-premesso che le calorie segnate nello scontrino di ogni pasto sono 'ritoccate' in eccesso
-premesso che il discontento causato dall'assunzione insufficiente di cibo influenza il lavoro
si dovrebbe migliorare la qualità e la quantità del cibo così che i ricercatori mangiano di più, mangiano meglio, sono contenti e producono.
Il tutto accompagnato da una collezione di dati reali (4 mesi di scontrini col calcolo delle calorie per pasto), scientificamente analizzati e poi rappresentati sotto forma di grafici di correlazione e di distribuzione.
Il poster è stato preso tanto seriamente da meritare anche un elogio da parte del boss.

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The facts.
Not yet fully recovered from BioJapan, I also have to go on a retreat with my group. This year a new meeting formula was tested, planned by the organizers, their words, with the aim of talking more about science and research in a place far from work, where focusing on the goals and strategies is easier. No waste of words to say, here in Japan the meeting is a must for all companies and going away for some days, far from the sad grey desks, seems the best way to get the meetings more productive. to me it's only escape and waste. Escape because such meetings can be held inside the company (what do we have the meeting rooms for?) and then because the sites elected for the meetings are always catchy places on teh beach or with baths or luxurious..well places where you only thing to chill out. Waste because, I cite my self "such meetings can be held inside the company (what do we have the meeting rooms for?)",as they include overnight stays, food, moving expenses.

Leaving my opinion aside, the meeting was held and it was a success seen the abundance of ideas that,it seems, came out from the discussions. The schedule included leaving the company late in the morning, arrive after 3 hrs bus at the hotel, a hotel in the woods not far from Tokyo airport, on the sea and with a amount of tennis courts that not even Wimbledon has. After a tiny lunchwe chilled out a bit being silly at the beach and getting our clothes wet up to the knee, profiting of a nice sunny day. Then presentations and poster session, that is 2hr and a half closed in a hall to explain in turn to the collegues the whys and the hows and the goals of our research described in the poster. And in addition to pretending to be interested in the others' activities, we had the double objective to consider the content of the poster, the level of interest, the degree of apreciation and the scientific value, because we planned also the election of the best poster. which poster was a announced victory. At night, after a everlasting dinner cause reports from all the various groups and leaders about the discussions that went on and congratulations for the great work, it's drinking time. We take the drinks (WHICH WE HAD TO PAY FOR) and we spread filling the rooms dedicated to the parties...in a very short time, many of the collegues are visibly drunk and begin to preform inconvenient shows.

During the drinking session that went on till 3AM, there was who went to the baths soakin in thermal water, who played mahjong, who went from room to room, who kept on drinking, who tried to go to bed early. Some of us young went for a walk to the beach, two brave ones had a swim, then we went back to continue chattering and drinking. Eventually we go to bed, only a few hours because the wake up time was at 7. But when in the room there's the noise from the fridge, someone snoring, someone who had dreams and spoke in the sleep and if finally we consider that at 5 it starts being day again...my sleeping hours were narrowed down to zero!!

The morning after, while everybody was dragging around themselves like zombies, I cute and fresh go having a early morning walk on the beach. Breakfast slightly reinforcing, check out and ready for another meeting session and group meetings and discussions on what and how should be improved in the company to increase the general productivity. All things that here in Japan can't be skipped. But the best part is still to come. After the group discussions there's the summary of such meetings, so in turn the chairmans of each group enlight the crowd not yet completely healed from the crazy night. Session that I decided to skip entirely going out to breath some fresh air. Ah, finally hilarity moments at the awards for the 3 best posters fulfilling the conditions above. And after all this, all the presenters of a poster are called for a one minute speech...consider 55 poster and the limited capacity of many of the Japanese presenters to put together a few words in English, and you'll find yourself into that hall asking like me for suicide. And moreover the acknowledgements: every single person who contributed to the organization is called, and the list is long.
Yeah, many things can be improvesd if they learnt to use the resource time in a smarter way. But that's another story.

We breathe again when we have lunch, but the enthusiasm is soon turned down: there are still reports, conclusions, comments from all the members of the many task forces involved, 14 among which are the one for gender equality, for movings, for foreigners integration....then the final speech from the boss, the recommendations, the future directions. finally we leave the hotel with some group photos in hand and dead tired.

The winning poster.
this event is suitable for a story itself, seen the exceptionality it has. A few of us always have dinner at the canteen in our company (please!once a day for lunch is more than enough for me) and those few are the authors of the fake pseudo scientifc winning poster. I say pseudo scientifc because Morana, Eivind, Joost, hasegawa-san, charles and Nicolas in a blink set up a study on food and with a scientific approach they conclude that
-seen that the calories registered in each of the receipts for the meals are 'touched' being rounded up
-seen that the unhappiness due to the insufficient food intake influences the job
then the quality and the quantity of the food should be increased, so that the researchers eat more, eat better, are happy and produce.
All was enriched and validated by a collection of real data (4moths receipts with the calories per meal) scientifically analysed and also displayed into correlation and distribution plots.
The poster was taken so seriously that also the boss was enchanted and prized the job.

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